WFShift – Kezelési útmutató

Áttekintés

A WFShift egy webes beosztáskezelő és munkaidő-nyilvántartó rendszer, amelyben az adminisztrátor(ok) elkészítik és publikálják a beosztásokat, a munkavállalók pedig weben vagy mobilon megtekintik azokat, illetve mobilról rögzíthetik a munkaidőt.

Fő modulok (admin)

Irányítópult (munkaerő monitor, státuszok)
Cégadatok: telephelyek, pozíciók, juttatások, céges dokumentumok
Alkalmazottak: dolgozók kezelése, új dolgozó regisztrációja
Beosztás-jelölések (műszak-/eseménytípusok)
Beosztás: napi/heti/havi nézet, automatikus generálás
Szabadságok: kérelmek jóváhagyása, keretek nyilvántartása

Fő modulok (dolgozó)

Beosztás megtekintése
Profiladatok karbantartása (személyes adatok, dokumentumok)
Értesítési beállítások (Push/E-mail)
Mobil eszköz párosítása (QR token)
Mobilon: munkaidő rögzítés (kezdés/befejezés), OTP kód lekérése

A képernyőképek a WEB UI és mobil (PWA) screenshotokból készültek, ezért a színek és elrendezés az aktuális verziót tükrözik.

Szerepkörök és bejelentkezés

Admin és dolgozói belépés

A belépő oldalon két belépési mód érhető el: Admin Belépés és Dolgozói belépés.

Admin / dolgozói belépő oldal — Belépő oldal (Admin / Dolgozói belépés).

MFA / OTP (többlépcsős azonosítás)

Minden esetekben belépés után a rendszer OTP kódot kér (MFA). A kód érkezhet push értesítésben (mobilra) és / vagy e-mailben – ezt a felhasználó a beállításaiban tudja szabályozni. Belépéskor biztonsági okokból az IP címet is tárolja a rendszer.

MFA OTP képernyő — MFA: OTP kód megadása a belépéshez.

Admin felület

Az admin felület a cég teljes beosztás- és keretkezelését biztosítja (dolgozók, műszaktípusok, beosztás, szabadság).

Irányítópult (Dashboard)

Az Irányítópult gyors képet ad az aktuális állapotról: dolgozói létszám / licenc slotok, pozíciónkénti feltöltöttség, aktív dolgozók ma, távollévők, pihenőnaposok, illetve iroda vs home office megoszlás.

Admin dashboard — Irányítópult – munkaerő monitor és összesítők.

Cégadatok kezelése

A Cégadatok menüpontban több, egymással összefüggő törzsadat kezelhető:

Telephelyek (név, cím, létszám)
Pozíciók & Alapbérek (bruttó bér, típus, állomány: akt./terv)
Juttatások (csoport, bruttó/nettó érték)
Cégdokumentumok (sablonok és szabályzatok feltöltése)
Cég alapadatok és Banki információk
Licenc & Előfizetés státusz

Cégadatok kezelése – telephelyek, pozíciók, juttatások, dokumentumok, licenc.

Szabályzat és Dokumentumok kezelése generálása

Alkalmazottak kezelése

Az Alkalmazottak menüpontban a dolgozók listája, pozíciója, felettese (manager) és státusza látszik. A szerkesztés ikonnal módosítható, a törlés ikonnal archiválható/eltávolítható.

Itt érhető el az Új munkavállaló regisztrációja szekció is (meghívás / regisztráció indítása).

Alkalmazottak kezelése – lista, szerkesztés, törlés, új regisztráció, archivált dolgozók.

Beosztás-jelölések (típusok)

A beosztás cellákban / sávokban megjelenő típusokat (pl. Iroda, Home Office, Onsite, Ügyelet) a Beosztás jelölések menüpont alatt lehet kezelni.

Kód – rövid azonosító
Szín – megjelenés a naptárban
Aktív – használható-e a típus
Fizetett és Szorzó – bér-/munkaidő számítások alapja (ha használjátok)

Beosztás

A Beosztás menüpontban több nézet közül választhatsz: Napi, Heti, Havi, Táblázat. A felső nyilakkal a dátum/tartomány léptethető.

A napi nézet időskálán (timeline) jeleníti meg az aznapi műszakokat.

Napi beosztás nézet — Beosztás – napi nézet (idősávos megjelenítés).

Automatikus heti beosztás generálása

A ⚡ Auto Generate funkció a kiválasztott hétre automatikusan elkészíti a beosztást az előre megadott szabályok szerint. A működés két lépésből áll:

Beosztás beállítások: a generálási paraméterek megadása
Előnézet: a generált hét megtekintése, majd Mentés

1) Beosztás beállítások

A Beosztás beállítások ablakban állítható többek között:

HO napok száma – egy héten hány nap legyen Home Office (ahol engedélyezett)
Műszakok száma – napi beosztásban hány időablak/shift legyen
Munkanap kezdete / vége – aktív munkaidő sáv alapértelmezése
Munkanapok – mely napok számítanak munkanapnak
Office napok – mely napok legyenek irodai napok
Fix HO nap – fixen home office napként kijelölt napok
Áthelyezett munkanap HO nap – ha pipálva van, az áthelyezett munkanapokat is HO-ként kezeli

2) Előnézet és mentés

A generálás után egy előnézeti ablak nyílik meg. Itt még ellenőrizhető a hét teljes beosztása. A Mentés rögzíti a generált beosztást.

Automatikus beosztás előnézet — Heti automatikus beosztás – előnézet (Generálás / Mentés).

Fontos megjegyzés

Az automatikus generálás a meglévő, már rögzített beosztás-elemeket jellemzően nem írja felül (a manuális bejegyzések „szentek”), ezért ha egy napot előre kézzel rögzítesz, az a generálás során megmarad.

Szabadságok

A Szabadságok modulban kezelhetők a szabadságkérelmek és a szabadságkeretek:

Jóváhagyásra váró kérelmek – elfogadás vagy elutasítás
Szabadság összesítő – éves keret, felhasznált és elérhető napok
Negyedéves kihasználtság – Q1–Q4 bontás
Havi jóváhagyott szabadságok – havi összesítés

Org-Chart

A Org-Chart modulban a szervezet felépítést érhetjük el a következő funkciókkal:

Aktuális beosztás – Szinekkel is jelölt beosztás kategória szerint
Poziciók – szervezeten belüli elhelyezkedés és munkakör jelölések jelölése
Csoport hierarchia Senior - Medior - Juniór jelölések azonos munkakörben
Munkakör leírás – a dolgozói kártya hátoldalán részletesebb leírás elérhető
Export – Lehetőség van Exportálásra Kép, PDF formátumban vagy közvetlenül nyomtatni,

Céges eszközök kezelése

Integrációk

A Integrációk modulban kezelhető integrációk. A Play ikonnal tesztelhetjuk amenyiben Webhook url-t állítottunk be.

A típusai:

API – A RESTAPI leírásról lejebb részletezve.
Slack – Slack integráció akár csatornára akár egy felhasználó felé.
Teams – Csoport jelzések integrációja megadott csatornára, site ra.
CRM – CRM integrációk
Egyébb – egyébb integrációk / egyedi integrációk

URL:

Az integráció URL címe

Key:

Kulcs string

Authentikációk:

none – kulcsnélkül
API KEY – A RESTAPI hoz kulcsok létrehozása
Baerer – BAERER kulcs tipus
HMAC – HMAC (Hash-based Message Authentication Code) titkosítási mód
Basic – Basic uthentikáció

Meghívás

A Meghívás modulban lehetőség van a dolgozót meghívni és így ő neki kell ki tölteni az adatait.

Dolgozói web felület

A dolgozó a weben a saját adatait és beosztását látja, valamint itt tudja a mobil eszközét párosítani és az értesítési csatornákat beállítani.

Profilom

A Profilom oldalon a személyes adatok, vészhelyzeti kontakt, szabadságkeret összesítő, illetve a profilkép kezelhető. Több fül (pl. Család, Lakcím, Beosztás adatok, Profil & Belépés, Személyes Dok.) segíti a rendezést.

Értesítési beállítások

A Beállítások menüpontban kapcsolhatók a push és e-mail értesítések: Push OTP, Push New Shift, Push Shift Start, illetve ezek e-mail megfelelői.

Mobil párosítás (token / QR)

A Mobil menüpontban a rendszer mobil tokent generál, amit a mobil PWA-ban be lehet olvasni. Párosítás után a mobilon elérhető funkciók listája is megjelenik.

Mobil token QR — Mobil token – QR kód beolvasása a mobil PWA-val.

Párosított mobil — Párosított eszköz – elérhető mobil funkciók és push teszt.

Mobil PWA (webapp)

A mobil felület egy böngészőből használható PWA (webapp), amely a dolgozók napi munkáját segíti: beosztás megtekintés, munkaidő rögzítés, OTP kód, értesítések.

Párosítás és push

Első használatkor a webes felületen generált QR kódot olvasd be a mobil appal. Ha a push értesítések nem érkeznek meg, használd az Értesítések újraregisztrálása funkciót.

Értesítések újraregisztrálása — Rendszerértesítések – újraregisztrálás.

Beosztás megtekintése

A mobil Beosztás nézetben havi naptárban láthatod a napokat, és egy napra koppintva a részleteket. A Vissza a mai naphoz gomb gyors visszaugrást ad a mai dátumra.

Havi beosztás naptár — Havi naptár – hónapváltás nyilakkal.

Napi beosztás részlet – a kiválasztott nap műszaka.

Munkaidő rögzítése (kezdés / befejezés)

A Munkaidő képernyőn a tervezett beosztásod alapján tudod elindítani és leállítani a munkaidő rögzítést. A rögzítés során a rendszer GPS adatokat is használhat (telepítési beállítástól függően), ezért a helymeghatározás engedélyezése javasolt.

Munkaidő megkezdése — Munkaidő rögzítése – kezdés.

Munkaidő befejezése — Munkaidő rögzítése – befejezés.

Kezdőlap – mai beosztás és eltelt munkaidő — Kezdőlap – mai beosztás + eltelt munkaidő (ha már elindult a rögzítés).

OTP azonosító

Az OTP képernyőn megjelenő kódot a külső hitelesítés (MFA) során kell megadni. Ha „Nincs kód” látszik, akkor az OTP még nem aktív vagy nincs aktuális kérés.

Értesítések és beállítások

A mobil Beállítások menüpontban ugyanazok az értesítési csatornák kapcsolhatók, mint a weben: push és e-mail OTP / új műszak / műszakkezdés.

Mobil értesítési beállítások — Mobil – értesítési beállítások.

GYIK / hibaelhárítás

Nem érkeznek push értesítések a mobilra

Ellenőrizd, hogy a mobil menüben az Értesítések kezelése / Beállítások alatt engedélyezve vannak-e a push kapcsolók.
Használd az Értesítések újraregisztrálása gombot.
Böngésző/PWA értesítés engedélyek: Androidon a böngésző/alkalmazás értesítései legyenek engedélyezve.

Belépéskor OTP kódot kér, de nincs kódom

Nézd meg a mobilon az OTP menüpontot.
Ha e-mail OTP is engedélyezve van, ellenőrizd a postaládát (és a SPAM mappát).
Ha továbbra sincs kód, kérj segítséget az adminisztrátortól (értesítési csatornák beállítása).

Auto Generate után furcsa / hiányos a beosztás

Ellenőrizd a Beosztás beállítások paramétereket (munkanapok, office napok, fix HO napok, HO napok száma).
Ne feledd: a már meglévő manuális bejegyzések megmaradhatnak, így az „átfedések” inkább a korábbi rögzítésekből adódnak.
Ünnepnapok és áthelyezett munkanapok befolyásolhatják, hogy mi számít munkanapnak.

Céges dokumentumok hiányoznak

Az admin dashboard figyelmeztetést ad, ha kötelező céges dokumentumok nincsenek feltöltve. Menj a Cégadatok menüpontra, és töltsd fel a sablonokat/szabályzatokat a listában.

Általános Információk

Minden kéréshez kötelező az alábbi HTTP fejléc használata az azonosításhoz:

Header: X-Token: 6f9a2b8c4d1e7*****************0b3c
Content-Type: application/json

1. Adatbeküldés (Arduino / Hardver)

Az eszköz minden kártyaolvasáskor az alábbi struktúrával küldi el az adatokat:

POST /CardReader.php

Mit vár az Api és mit vár az Adatbázis

reader_id      => string  => varchar(50)
reader_address => string  => varchar(50)
timestamp      => string  => datetime
card_number    => string  => varchar(50)

Ezt a JSON-t küldi az Arduino MCU -ja:

{
	"reader_id": "READER_01",
	"reader_address": "Főbejárat",
	"timestamp": "2025-05-20 08:15:00",
	"card_number": "47290695"
}

Válasz: {"status": "success", "db_id": 123}

Ha az Arduino MCU bármi más választ kap mint ami tartalmazza a status : success értéket, vagy nem kap választ addig nem tekinti feldolgozottnak és marad a QUEUE ban, és újra küldi.

2. Lekérdezési Paraméterek

Paraméter	Típus	Leírás
`action`	String	Kötelező riport lekéréshez: `"get_report"`
`from_date`	Date	Kezdő dátum (ÉÉÉÉ-HH-NN). Alapértelmezett: ma.
`to_date`	Date	Záró dátum (ÉÉÉÉ-HH-NN). Alapértelmezett: `from_date`.
`card_number`	String	Opcionális szűrés egy konkrét kártyára.
`reader_address`	String	Opcionális szűrés egy konkrét helyszínre.

Példa Lekérdezések

POST

1. Mai napi összesített riport

Visszaadja a mai nap összes mozgását kártyánként csoportosítva.

{
    "action": "get_report"
}

2. Konkrét kártya keresése egy időszakban

Egy adott kártya összes adata két dátum között.

{
    "action": "get_report",
    "from_date": "2024-12-01",
    "to_date": "2024-12-31",
    "card_number": "47290695"
}

3. Adott helyszín forgalma egy adott napon

{
    "action": "get_report",
    "from_date": "2024-12-20",
    "reader_address": "Főbejárat"
}

Válasz Formátum (Response)

A sikeres válasz tartalmazza a kártyánkénti és naponkénti összesítést, alatta a részletes bejegyzésekkel (sub-logs).

{
    "status": "success",
    "report": [
        {
            "nap": "2024-12-20",
            "card": "47290695",
            "location": "Főbejárat",
            "osszesito": {
                "elso_leolvasas": "2024-12-20 08:05:12",
                "utolso_leolvasas": "2024-12-20 16:45:30",
                "leolvasasok_szama": 4,
                "eltelt_ido": "8:40"
            },
            "bejegyzesek": [
                { "DateTime": "2024-12-20 08:05:12", "ReaderID": "R01" },
                { "DateTime": "2024-12-20 16:45:30", "ReaderID": "R01" }
            ]
        }
    ]
}